Sa ating pagtatrabaho, di maiiwasan na may pagkakataon na kailangan tantiyahin kung paano mapapasaya ang isang customer kahit pa mahirap itong gawin. Lalo na kung sila ay nagagalit na.

Hindi kailan magiging madali kausapin ang isang customer na galit. Ang katotohanan may maramdaman kang takot lalo na kung hindi ka pa sanay makipag usap sa kanila. Sa palagay ko wala naman talagang likas na magaling umistima sa customer na mainit ang ulo.

Natutunan ang pagkausap, pagbibigay ng atensiyon at solusyon sa mga customer mula sa iyong experience mismo sa trabaho. Ngunit’ may mga katangian na kinakailangan mong pagbutihan at gamitin upang lalong maging mahusay at epektibo ang iyong trabaho.

Narito ang ilang mga paraan na ginagawa ng mga Customer Service Professionals:

  1. Matutong Makinig ng Mabuti. Pakinggang mabuti ang reklamo ng customer para malaman mo ang dahilan ng kanyang reklamo. Buksan ang iyong isip sa kanyang sinasabi at huwag munang mag isip ng solusyon habang siya ay nagsasalita upang hindi maging hadlang ang iyong sariling panukala sa katotohanan ng kanyang sinasabi.Tandaan mo na iba-iba ang problema na iyong matatanggap, maaari may pagkakahawig pero dahil iba-iba din ang customers, kailangan na tratuhin na iba, unique o katangi-tangi ang problema ng isang customer sa iba. Sa ganito paraan ay mabibigyan mo ng sapat at tunay na pansin ang lahat, o ang bawat makausap mong tao na may sari-sariling reklamo.
  2. Maging Kalmado. Huwag mataranta sa problemang o issue ng customer na iyong kinakaharap. May solusyon ang lahat ng suliranin. Alalahanin mo na handa ring makinig sa iyo ang customer kaya huwag pangungunahin ng pag-aalala. Halimbawa, kunin mo ang kanyang pangalan upang makausap mo siya gamit ang kanyang pangalan. Nakakatulong ang paggamit ng pangalan ng customer para makapagbigay ng personal na ugnayan. Ngunit ingatan mo din ang sobrang paggamit ng pangalan ng customer sa bawat pangungusap dahil hindi na nagiging natural ang iyong pakikipag usap.
  3. Ingatan ang tono ng iyong boses. Magsalita sa malumanay na paraan kahit pa sumisigaw ang customer. Labas sa kabutihang asal ang pagsigaw sa customer kahit hindi na maganda ang sinasabi nito at nagtatas na ito ng boses. Pabayaan mo na matapos muna ang customer sa pagsasalaysay ng kanyang problema at kapag nasabi na niyang lahat ang kanyang hinaing, ipagbigay alam sa kanya na naiintindihan mo ang kanyang problema.
  4. Magbigay din ng paumanhin. Mag apologize sa customer dahil sa nangayaring hindi maganda sa kanya. Bigyan siya ng kasiguruhan na gagawin mo ang lahat ng iyong makakaya upang matulungan siya.
  5. Makisimpatya sa nangyari sa customer. Kung nakaranas ka ng katulad na problema ay maaari mong sabihin, “Naiintindihan ko po ang nararamdaman ninyo, nangyari di sa akin yan, wag po kayong mag alala hahanapan po natin ng solusyon ang inyong problema.”
  6. Alamin ang lahat ng kailangan malamang upang makapagbigay lunas. Bago magbigay ng solusyon, kunin mo muna ang mga dapat mong malaman tungkol sa kanyang problema kung hindi pa ito labis na malinaw. Bagaman nailahad na sa iyo ang kanyang problema ay mabuti magtanong ng mga bagay kaugnay ng problema upang malaman mo ang posibleng solusyon para dito. Alamin ang lahat ng detalye.
  7. Ibigay ang iyong nahanap na solusyon. Pagkatapo mo itong mailahad sa kanya ay tanungin mo rin ang customer kung mayroon ka pang maipaglilingkod sa kanya. Kung wala na ay maaari ka ng magpaalam at magpasalamat sa kanyang pagtawag o pagbisitya sa inyong tanggapan.

May mga customer service na hinihigitan pa ang kanilang interaksyon sa paghingi ng survey kung nasiyahan sila sa kanilang serbisyong natanggap. Isa itong paraan upang matiyak na nabigyan ng lunas ang tanging problema ng customer. Kung nasolusyunan mo ang kanilang problema maaring ang iba sa kanila ay huwarang magbibigay sa iyo ng kanilang pasasalamat sa pamamagitan ng survey upang makita ng organisasyon mo na isa kang mabuting empleyado.

Kung nakatulong ang artikulong ito sa iyo ay maari mo itong ibahagi sa iyong social media page sa pamamagitan ng pag click ng mga link sa ibaba. Kasama mo ang PhilJobNet sa iyong ‘career journey’.

Photo Credit: Getty Images